La dématérialisation obligatoire des factures, pour les entreprises assujetties à la TVA, va s’appuyer sur deux dates importantes qui sont à retenir :
· À partir du 1er juillet 2024, l’ensemble des entreprises établies en France devront accepter les factures électroniques.
· L’émission obligatoire de factures électroniques interviendra quant à elle progressivement, entre 2024 et 2026.
Vos entreprises doivent ainsi commencer à se préparer à ce changement avant le 1er juillet 2024.
Et si c’était pour vous l’occasion de se doter d’un ERP ?
Une application progressive
Nous l’avons vu en introduction, la réception des factures dématérialisées sera obligatoire au 1er juillet 2024.
L’émission obligatoire de factures électroniques, quant à elle, va s’opérer selon un calendrier prenant en compte la taille de l’entreprise :
· le 1er juillet 2024 pour les grandes entreprises
· le 1er janvier 2025 pour les entreprises de taille intermédiaire (ETI – entre 250 et 4999 employés ou +50M€ de CA)
· le 1er janvier 2026 pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les microentreprises.
Le principe :
Les factures électroniques transiteront sur une plateforme que l’émetteur et le destinataire de la facture utiliseront.
Celle-ci peut être le portail Chorus Pro ou une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) accréditée par l’administration fiscale.
La DGFiP ne prévoit l’ouverture des candidatures à l’immatriculation qu’à partir du printemps 2023 et le processus d’immatriculation pourrait demander plusieurs mois.
Fuyez donc les acteurs prétendants être déjà certifiés ou immatriculés PDP !… sauf s’ils peuvent vous fournir un numéro d’immatriculation, bien entendu
Hors flux EDI (échange de données informatisé), les plateformes de dématérialisation sauront traiter les formats pivots de la réforme :
· UBL (Universal Business Language) pour ISO/IEC 19845:2015,
· CII (Facture inter industries) qui est une spécification technique utilisée pour créer la syntaxe de message susceptible d’être échangée au niveau mondial
· Factur-X pour standard franco-allemand de facture électronique mixte (PDF pour les utilisateurs et données XML pour un traitement automatisé)
Comme indiqué précédemment, la facturation électronique concerne l’ensemble des opérations réalisées entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA.
Mais qu’est-ce qu’une facture électronique ?
Une facture électronique est considérée comme étant une facture d’origine, à condition d’être acceptée préalablement par l’acheteur (il peut aussi la refuser s’il ne s’agit pas d’une personne publique).
Cette acceptation doit être formalisée pour servir de preuve. Une simple information du passage à la facture électronique de l’acheteur n’est pas suffisante.
L’authenticité de son origine, une bonne lisibilité et l’intégrité du contenu (non modifiable) doivent être garanties par l’un des moyens suivants :
• Au moyen d’une signature électronique (par un certificat électronique qualifié)
• Par la mise en place d’un ou plusieurs contrôles établissant une piste d’audit fiable entre une facture et la livraison de biens ou la prestation de services
• Sous la forme d’un message structuré selon une norme sécurisée convenue entre les parties permettant une lecture par ordinateur. Il peut s’agir d’un progiciel de gestion intégrée (PGI ou plus couramment appelé ERP), d’échange informatisé de données (EDI), d’un format XML, d’un courrier électronique avec un fichier PDF joint, par exemple.
Une facture est considérée comme étant électronique lorsque qu’elle est créée, envoyée, émise et reçue sous format électronique (courrier électronique ou transmission d’un lien sécurisé sur un portail internet).
Cela implique que les systèmes de l’émetteur (fournisseur) et du récepteur (client) soient compatibles et que la preuve de sa réception puisse être apportée.
Les objectifs de cet important changement sont multiples :
· Lutter plus efficacement contre la fraude à la TVA ;
· Améliorer la compétitivité des entreprises grâce à la dématérialisation. Celle-ci permet une diminution des délais de paiement et donc une baisse de la charge administrative ;
· Simplifier, à terme, les obligations déclaratives de TVA grâce au pré remplissage des déclarations ;
· Améliorer la connaissance de l’activité des entreprises en temps réel.
Concrètement que cela implique-t-il pour votre entreprise ?
Le point clé de ce passage obligé va donc être la capacité de votre logiciel de facturation (achats et ventes) à échanger des factures dématérialisées et ce dès le 1er juillet 2024, en réception.
Il ne s’agit pas d’automatisation dans le sens où, comme indiqué précédemment, lors de l’intégration d’une facture fournisseur il est faut la contrôler avant de la valider, de l’accepter.
L’avantage énorme pour vos services sera de supprimer les ressaisies de données, avec les risques que cela engendre !
Gain de temps et sécurité, c’est pas mal !
Mais encore faut-il que votre logiciel actuel vous le permette…
Et si vous en profitiez pour passer à l’ERP ?
Au-delà de cette capacité de vos logiciels actuels, est-ce que ce passage n’est pas le moment d’envisager la mise en place d’un système de gestion intégrée qui permettra à votre entreprise :
· De centraliser toutes les données de votre entreprise (clients, fournisseurs, contacts, produits et services, stocks…) et d’en permettre l’accès aux différents métiers.
· De pouvoir analyser ces données en temps réel afin de piloter efficacement votre activité. Si en plus vous savez analyser les données externes, c’est encore mieux !
· De garantir la conformité des données personnelles au RGPD
Il existe une centaine d’ERP disponibles en France, donc forcément celui qui correspondra aux besoins de votre société.
Mais comment le choisir sans se tromper et y consacrer trop de temps ?
C’est bien simple !
Faites appel aux consultants seniors de Crm-Erp Catalyst qui vous accompagneront efficacement grâce à leur méthode unique et originale !
Qu’attendez vous pour nous contacter ?
François GUERARD
Ambassadeur Catalyst